Experiência do Estado do Mato Grosso do Sul

TÍTULO: Desburocratização no Repasse do Recurso Estadual da Assistência Social, na Modalidade Fundo a Fundo, por meio da Informatização do Processo de Cofinanciamento FEAS no Estado de Mato Grosso do Sul.

 

ESTADO:  MS
PERÍODO DE IMPLANTAÇÃO: Em Execução desde de Julho de 2016
SECRETARIA: SEDHAST – Secretaria de Estado de Direitos Humanos, Assistência Social e Trabalho
EQUIPE: Vigilância Socioassistêncial – Apoio à Gestão do SUAS – CAGSUAS
E-MAIL: rantunes@sedhast.ms.gov.br
TELEFONE: (67) 33184-139

 

 

OBJETIVO

• Utilizar a Tecnologia da Informação disponível no Estado, como fator estratégico na sistematização do cofinanciamento estadual da Política de Assistência Social e criação de indicadores da vigilância, agilizando e otimizando os processos/fluxos para oportunizar a maximização de níveis de eficiência, eficácia e efetividade das ações, serviços e benefícios cofinanciados nessa política pública;
• Organizar a produção, o armazenamento, o processamento e a disseminação dos dados financeiros dos municípios entre os setores da SEDHAST, responsáveis pela liberação, acompanhamento e prestação de contas dos recursos do Fundo Estadual de Assistência Social (FEAS), destinados ao cofinanciamento dos municípios;
• Agilidade na operacionalização do financiamento e controle social dos recursos do FEAS;
• Garantir transparência à gestão dos recursos do FEAS, com registro e divulgação:

– sobre recursos repassados;

– acompanhamento e processamento de informações sobre a rede municipal cofinanciada;

– suporte à gestão orçamentária da Política de Assistência Social em nosso Estado;

– outras ações relacionadas à gestão dos recursos do FEAS.

 

FOCO/PÚBLICO-ALVO

O público alvo do cofinanciamento estadual por meio do atual Sistema de Informação GSI – Rede SUAS/MS são os 79 (setenta e nove) municípios do Estado, uma vez que o recurso é repassado na modalidade fundo a fundo a todos eles. Porém, cabe aos mesmos apresentar a proposta de partilha dos valores entre sua rede socioassistencial governamental e não governamental.  Nesse processo de partilha, em respeito à legislação vigente, devem ser envolvidos todos os atores responsáveis pela sua formalização, ou seja, Órgão Gestor Estadual e Municipal, Conselho de Assistência Social (do Estado e dos municípios) e Rede Socioassistencial (governamental e não governamental).

 

CONTEXTO

Em 2009, a então Secretaria de Estado de Trabalho e Assistência Social (SETAS), atualmente denominada Secretaria de Estado de Direitos Humanos, Assistência Social e Trabalho (SEDHAST), com base na Política Nacional de Assistência Social (PNAS) de 2004 e na Norma Operacional Básica (NOB/SUAS) de 2012, no que tange aos incentivos à gestão do Estado na Assistência Social, para fortalecer a capacidade de atuação, inclusive no desenvolvimento de sistemas, implantou o Sistema de Informação Estadual, denominado, no período, SIGS – Rede SUAS/MS.

Partiu da premissa de que um sistema de informação on-line constituía-se em uma ferramenta essencial à implementação do Sistema Único de Assistência Social (SUAS) no Estado de Mato Grosso do Sul, com políticas articuladas de informação, monitoramento e avaliação para que a equipe da vigilância pudesse ter estratégias referentes à produção, organização, classificação e disseminação de dados, utilizando componentes de tecnologia da informação.

Na época, Mato Grosso do Sul já era reconhecido por ser o único estado brasileiro a cofinanciar 100% (cem por cento) de seus municípios na área da assistência social, com repasse de recursos do Fundo Estadual de Assistência Social (FEAS), para os Fundos Municipais de Assistência Social (FMAS), a chamada modalidade fundo a fundo. Assim, o sistema reforçou em seu bojo sua projeção no cenário nacional, como um dos pioneiros na implementação de um sistema específico para essa área, inclusive, iniciando a informatização do processo de cofinanciamento de toda Rede de Mato Grosso do Sul.

Anterior à implantação do sistema, os procedimentos de cofinanciamento eram realizados de forma totalmente manual, com montagem de processos individuais, por município. Isso resultará em registros pontuais, acúmulo de documentos, demanda de um quantitativo maior de recursos humanos para acompanhamento das transferências financeiras e muita burocracia e morosidade na liberação dos recursos repassados, bem como dificuldade no momento da análise de prestação de contas, que ocorria de forma sintética, mensalmente, e de forma analítica, anualmente.

Dessa forma, a implantação de um sistema estadual, que abarcou principalmente, a iniciação do processo de informatização do cofinanciamento para a assistência social, possibilitou uma melhor articulação dos 3 (três) eixos fundamentais dessa política pública em Mato Grosso do Sul, sendo eles: a gestão, o controle social e o financiamento.

Na plataforma antiga do SIGS – Rede SUAS/MS, ainda era necessária montagem de processos manuais e individuais, para acompanhamento e prestação de contas dos recursos repassados, uma vez que foi informatizada apenas a parte de preenchimento e emissão do Plano de Ação anual, onde constava o detalhamento do recurso FEAS a ser recebido, bem como a rede socioassistencial que seria contemplada com esse aporte financeiro, nos 79 (setenta e nove) municípios do Estado.

Em 2012, foi inserido no SIGS – Rede SUAS/MS, a primeira versão informatizada do Demonstrativo de Prestação de Contas FEAS, o que ocasionou em mais um avanço rumo à plena informatização do Cofinanciamento Estadual da Política de Assistência Social. Mas ainda persistia a necessidade de processos manuais, um pouco menos volumosos, mas ainda com a burocracia e morosidade histórica no momento da análise de prestação de contas, que era feito de forma manual.

No sistema anterior, também existia um módulo para cada etapa informatizada do cofinanciamento, o que foi unificado posteriormente no GSI – Rede SUAS/MS.

Somente em 2016, com a implantação da nova plataforma do GSI – Rede SUAS/MS, foi possível a informatização de 100% (cem por cento) do processo de Cofinanciamento FEAS, com a possibilidade de acompanhamento mensal das parcelas pagas pela SEDHAST e, inclusive, realização on line da análise de prestação de contas.

A formalização do processo de cofinanciamento através do Sistema de Informações veio através…

 

METODOLOGIA

Desde o início, a informatização do processo de cofinanciamento estadual dos recursos do FEAS, por meio da criação de um módulo específico dentro do GSI – Rede SUAS/MS, contou com a contribuição direta de alguns técnicos da Coordenadoria de Apoio à Gestão do SUAS (CAGSUAS), setor esse ligado à Superintendência da Política de Assistência Social (SUPAS) da SEDHAST. Contou, ainda, com o apoio de outras Coordenadorias subordinadas à referida Superintendência (Coordenadoria de Proteção Social Básica e Coordenadoria de Proteção Social Especial).

No processo de implantação e implementação, conforme o novo módulo ia sendo construído e testado, foram envolvidos outros agentes que também são responsáveis pela usabilidade do sistema, como a Unidade de Análise e Revisão de Contas (UARC), a Coordenadoria de Finanças (COFIN) e a Assessoria Jurídica da SEDHAST.

O desenvolvimento do sistema onde consta o módulo do cofinanciamento estadual ficou sob a responsabilidade de analistas da Coordenadoria de Sistemas (CSIS), setor ligado à Superintendência de Gestão da Informação (SGI), da Secretaria de Estado de Fazenda (SEFAZ).

Em 2016, a fase do projeto para o módulo do Cofinanciamento FEAS no GSI – Rede SUAS/MS, contou com:

1. Plano de Projeto-Termo de Abertura do Projeto
2. Levantamento de horas necessárias para seu desenvolvimento;

III. Discussão do módulo com os parceiros locais;

1. Encaminhamento da versão preliminar aos demais setores da SEDHAST, envolvidos com o processo de Cofinanciamento FEAS, para críticas e sugestões;
2. Readequação do módulo;
3. Apresentação da proposta ao Tribunal de Contas do Estado;

VII. Segunda rodada de discussão com parceiros;

VIII. Pactuação do módulo pela Comissão Intergestores Bipartite (CIB/MS);

1. Apreciação e aprovação do módulo no Conselho Estadual de Assistência Social (CEAS/MS), com destinação de recursos por bloco de proteção;
2. Homologação do novo módulo no Sistema Estadual GSI – Rede SUAS/MS;
3. Criação e liberação das permissões de acesso, conforme o perfil de usabilidade de cada agente envolvido no processo de cofinanciamento FEAS;

XII. Liberação do novo módulo no status de produção, para utilização dos municípios e dos técnicos da SEDHAST.

Após sua efetiva implantação, foi ofertado treinamento a todos os envolvidos no processo de Cofinanciamento FEAS (Estado e municípios), para conhecimento e correta utilização de todas as funcionalidades do novo módulo.

Atualmente, conta com uma equipe de analistas de sistemas da CSIS, responsável pelo desenvolvimento, acompanhamento e gerenciamento de todo o GSI – Rede SUAS/MS, inclusive do módulo do Cofinanciamento FEAS.

 

ENVOLVIDOS/PARTICIPANTES

Durante a reorganização da informatização de todo o processo de cofinanciamento estadual no GSI – Rede SUAS/MS, que teve início em 2016, foi utilizado o recurso humano (técnicos) da Coordenadoria de Apoio à Gestão do SUAS (CAGSUAS), com o auxílio de demais técnicos de outros setores da SEDHAST.

Em referência a parte prática do módulo de cofinanciamento FEAS no Sistema de Informação Estadual, a mesma foi desenvolvida por analistas da Coordenadoria de Sistemas (CSIS), setor esse vinculado à Superintendência de Gestão da Informação (SGI), utilizando todo aporte tecnológico já existente no Estado.

No período de discussão do módulo do cofinanciamento estadual, foram envolvidos os seguintes recursos institucionais: a Secretaria Nacional de Assistência Social (SNAS/MDS); o Governo do Estado de Mato Grosso do Sul; a Secretaria de Estado de Direitos Humanos, Assistência Social e Trabalho; a Secretaria de Estado de Coordenação-Geral de Governo; a Secretaria de Estado de Fazenda/Superintendência de Gestão da Informação; o Conselho Estadual de Assistência Social (CEAS/MS) e as Secretarias de Assistência Social dos 79 (setenta e nove) municípios do Estado, acompanhadas de seus respectivos órgãos de controle social dessa política pública.

 

INSUMOS NECESSÁRIOS

Para a implantação do módulo no Sistema Estadual GSI – Rede SUAS/MS não foi necessária à aquisição de nenhum novo equipamento, pois tanto a SEDHAST quanto a CSIS possuíam a tecnologia necessária para viabilização dessa nova ferramenta tecnológica.

Ainda quanto ao aspecto tecnológico, a CSIS, por meio da Superintendência de Gestão da Informação (SGI) possui toda infraestrutura adequada à hospedagem e desenvolvimento do módulo do Cofinanciamento FEAS no GSI – Rede SUAS/MS. Os computadores possuem configuração compatível com a tecnologia desenvolvida e o link de internet suporta o acesso diário dos 79 municípios do Estado.

Todos os técnicos da SEDHAST envolvidos com o processo de Cofinanciamento FEAS, via Sistema de Informação Estadual GSI – Rede SUAS/MS, possuem equipamentos compatíveis com a linguagem de programação que é necessária à realização do trabalho com mais organização, acertabilidade e rapidez. Porém, quando há necessidade de substituição ou nova aquisição de máquinas na Secretaria, o maior aporte financeiro utilizado é proveniente, atualmente, dos recursos oriundos do Índice de Gestão Descentralizada Estadual (IGD-E) e do Índice de Gestão Descentralizada – Programa Bolsa Família (IGD-PBF), disponibilizados pelo Governo Federal, por meio da Secretaria Nacional de Assistência Social, via Fundo Nacional de Assistência Social (FNAS).

 

RESULTADOS

Através da implantação do módulo do Cofinanciamento FEAS no Sistema de Informação de Mato Grosso do Sul, a gestão financeira da Política de Assistência Social no Estado aprimorou-se muito, proporcionando aos envolvidos nesse processo, maior segurança, precisão e menor risco de erro nas informações prestadas, principalmente na prestação de contas.

Dentre os resultados obtidos, podemos destacar:

• Redução de custos e tempo na formalização do processo de repasse fundo a fundo dos recursos estaduais para os fundos municipais de Assistência Social, no Estado;
• Melhoria no acesso às informações relacionadas ao cofinanciamento FEAS, proporcionando relatórios mais precisos e rápidos, com menor esforço e aporte de recursos humanos;
• Controle efetivo da destinação dos recursos do confinanciamento estadual para Rede Privada com o bloqueio para as entidades que não estão inseridas no Conselho Municipal de Assistência Social (CMAS);
• Auxílio nos processos de tomada de decisão na esfera estadual e municipal, por meio do fornecimento de informações mais rápidas e precisas, sobre recursos FEAS transferidos, gastos, reprogramados e devolvidos;
• Otimização no acompanhamento do FEAS, destinado aos 79 municípios do Estado, desde o preenchimento da tabela com valores a serem repassados pelo Estado no exercício, até o fechamento da prestação de contas anual;
• Melhoria na estrutura organizacional, facilitando o fluxo de informações com os municípios e dentro da própria SEDHAST;
• Maior visibilidade das ações do Estado no cenário nacional, relacionadas ao cofinanciamento da Política de Assistência Social;
• Possibilidade de um maior aporte financeiro de recursos do FNAS, destinados ao FEAS de Mato Grosso do Sul, em virtude das metas alcançadas por nosso Estado, relacionadas à execução da Política de Assistência Social;
• Procura de outros entes federados, interessados em nosso processo de informatização do Cofinanciamento FEAS, para possível implantação em seus Estados.

A completa informatização do processo de Cofinanciamento FEAS no Sistema de Informação GSI – Rede SUAS/MS, possibilitou maior apoio às decisões e suporte gerencial nas transações financeiras da Assistência Social do Estado e dos municípios de MS:

– Apoio às decisões/suporte gerencial: suporte decisivo à gestão e variedade de possibilidades nos gastos desse recurso, principalmente em ações que favoreçam gestores, sociedade civil e a prática do controle social;

– Processamento de transações: aplicação dos conceitos e tecnologia da informação no sistema estadual de assistência social, com a automatização das rotinas do cofinanciamento FEAS em padrão nacional e eletrônico.

 

MODELO DE ATENÇÃO

Antes da informatização do Cofinanciamento FEAS no Sistema Estadual GSI – Rede SUAS/MS, todo o acompanhamento do repasse desse recurso no Estado era feito em meio físico, com montagem individual de processos que, ao final do ano, geravam arquivos volumosos e com vários documentos anexados desnecessariamente, dificultando, inclusive, a análise de prestação de contas.

Para cumprimento da legislação vigente, os documentos do cofinanciamento eram todos impressos, encaminhados e recebidos via correio, acarretando num número muito grande de documentos para análise e posterior arquivamento. Isso tornava qualquer processo muito mais burocrático, demorado e passível de erros.

A iniciativa da SEDHAST em informatizar esse processo no GSI – Rede SUAS/MS, se constituiu em mais um avanço na busca da transparência e desburocratização no repasse de recurso estadual da Assistência Social aos municípios, bem como na democratização do acesso às informações e conhecimentos que são produzidos na implementação e planejamento de gastos de recursos públicos.

Desde o ano de 2016, o módulo do Cofinanciamento FEAS no GSI – Rede SUAS/MS já se tornou um suporte essencial à gestão financeira da Política de Assistência Social em todo o Estado, alcançando todas as instâncias envolvidas na operacionalização dessa política e favorecendo, inclusive, o controle social da mesma.

O processo avaliativo da Sistemática de Cofinanciamento FEAS/MS tem importância estratégica para a gestão da Política de Assistência Social no Estado, pois permite um acompanhamento orientado para os objetivos previstos, possibilitando, dessa forma, a identificação de eventuais falhas, a revisão de ações desenvolvidas, a racionalização de recursos públicos e, consequentemente, um redirecionamento de metas não alcançadas (saldo de recursos).

Nesse sentido, o monitoramento do Cofinanciamento FEAS via Sistema de Informação Estadual GSI – Rede SUAS/MS é executado por meio de um exame contínuo, realizado pelos analistas de sistemas da CSIS e pelos técnicos da CAGSUAS, para verificar como são planejadas e executadas as ações cofinanciadas pelo Estado, tanto pelos técnicos municipais, quanto pelos próprios colaboradores da SEDHAST. O monitoramento das informações sobre os recursos do FEAS/MS, proporciona uma boa avaliação da contribuição estadual no cofinanciamento da Política de Assistência Social desenvolvida no Estado.

No processo de monitoramento do módulo do Cofinanciamento FEAS, Sistema GSI – Rede SUAS/MS, dentro da avaliação de resultados e indicadores, busca-se:

• Comparação na consecução das metas reais com as estabelecidas, identificando as razões do sucesso ou do insucesso (recursos transferidos, gastos, reprogramados e devolvidos);
• Verificação da eficiência dos procedimentos utilizados na execução do módulo dentro do sistema;
• Levantamento das causalidades dos efeitos e impactos do sistema na gestão financeira da Política de Assistência Social dos municípios cofinanciados;
• Aquisição de lições e criação de recomendações, visando reforçar os acertos e, se necessário, ajustar, reorientar ou modificar alguma aba dentro do módulo, possibilitando que o sistema seja sempre atualizado, frente às constantes mudanças que ocorrem na Política de Assistência Social, em âmbito nacional.
• Eficiência econômica do módulo no sistema, tanto para o Estado como para os municípios;
• Verificação se os programas, projetos, serviços e benefícios socioassistenciais cofinanciados pelo FEAS atingem o público alvo, se permitem a melhoria na qualidade de vida dos usuários, se a atual sistemática aprovada deve sofrer reformulações e que tipo de reformulações, se devem ser criados novos incentivos cofinanciados dentro da sistemática, ou excluído/alterado algum já existente e se as implementações dessas propostas contribuem para a inclusão e transformação social.

 

DESAFIOS E LIMITAÇÕES

Dentre os desafios encontrados na implantação do módulo do Cofinanciamento FEAS no Sistema de Informação da Política de Assistência Social no Estado, podemos destacar o gerado pela resistência dos colaboradores às transformações que inevitavelmente são impostas, o que nos levou a refletir sobre possíveis soluções para minimizá-los. Constatou-se, então, a necessidade de gerenciar a implantação do módulo no GSI – Rede SUAS/MS não apenas no aspecto tecnológico, mas principalmente no que diz respeito à participação dos colaboradores.

Assim, foram realizadas capacitações sobre a importância de implantação do novo e aprimorado módulo do Cofinanciamento FEAS no Sistema de Informação, bem como a elaboração de manuais de utilização, além de treinamentos para manuseio das funcionalidades do novo módulo no GSI – Rede SUAS/MS.

Outro fator a destacar é a constante atualização da legislação que rege a Política de Assistência Social, incluindo a gestão financeira da mesma. Para driblar esse percalço, o aprimoramento das usabilidades disponíveis no módulo do Cofinanciamento FEAS do GSI – Rede SUAS/MS é constantemente realizado, como forma de acompanhar as evoluções implantadas, bem como atender as novas demandas apresentadas.

Uma das atualizações implementadas recentemente (além do aporte financeiro para aprimoramento da gestão, anteriormente mencionado), para superação de alguns obstáculos enfrentados, foi à unificação dos recursos a serem gastos pelos municípios, por blocos de proteção (Proteção Social Básica, Proteção Social Especial de Média Complexidade e Proteção Social Especial de Alta Complexidade), acompanhando uma alteração já anteriormente fixada pelo governo federal, por meio da Portaria MDS n.º 113/2015.

Esse processo possibilita aos municípios uma maior flexibilidade e autonomia nos gastos dos recursos do FEAS, pois proporciona a possibilidade de redimensionar o recurso de uma ação para outra, dentro da mesma proteção, desde que devidamente deliberadas pelos Conselhos Municipais de Assistência Social, instância responsável pelo acompanhamento, fiscalização e aprovação de todos os recursos destinados à Política de Assistência Social.

 

PRÓXIMOS PASSOS

A iniciativa da SEDHAST em informatizar esse processo no GSI – Rede SUAS/MS, se constituiu em mais um avanço na busca da transparência e desburocratização no repasse de recurso estadual da Assistência Social aos municípios, bem como na democratização do acesso às informações e conhecimentos que são produzidos na implementação e planejamento de gastos de recursos públicos.

Hoje, o módulo do Cofinanciamento FEAS no GSI – Rede SUAS/MS já se tornou um suporte essencial à gestão financeira da Política de Assistência Social em todo o Estado, alcançando todas as instâncias envolvidas na operacionalização dessa política e favorecendo, inclusive, o controle social da mesma.

Recentemente, também foi pactuado pela Comissão Intergestores Bipartite (CIB/MS) e aprovado pelo Conselho Estadual de Assistência Social (CEAS/MS), um novo aporte financeiro dentro da Sistemática de Cofinanciamento FEAS, para repasse, em parcela única, de um valor específico para aprimoramento da gestão municipal, que deverá ser usado, prioritariamente, na capacitação dos técnicos municipais, principalmente naquelas oferecidas pelo governo estadual. Isso gerou uma alteração no módulo do Cofinanciamento FEAS no GSI – Rede SUAS/MS, pois demandou acréscimos nas funcionalidades até então disponíveis no mesmo, o que já se encontra em fase de homologação.

             O atual módulo de Cofinanciamento FEAS, totalmente on line, o GSI –  Rede SUAS/MS associa instrumentos e condições tecnológicas para a coleta e tratamento das informações financeiras, por meio do acompanhamento diário a usabilidade do sistema, bem como a emissão dos relatórios que são necessários para validação ou glosa estadual, acerca dos recursos FEAS repassados aos municípios.

Permite, ainda, reforçar e ampliar os instrumentos de produção de indicadores sociais, no sentido de apoiar as decisões dos gestores municipais e estadual e orientar a formulação e reformulação dos programas, projetos e serviços da Política de Assistência Social, priorizados pelo cofinanciamento do Estado, para o atendimento da população vulnerável de Mato Grosso do Sul. A produção desses indicadores sociais podem auxiliar os técnicos estaduais na mensuração do desempenho dos municípios na oferta de serviços socioassistenciais cofinanciados com recursos do FEAS.

O processo de Cofinanciamento FEAS ganhou tamanha visibilidade e importância para o atual governo estadual, que faz parte do Contrato de Gestão 2017, sendo os dados necessários para o monitoramento mensal da iniciativa, totalmente realizado por meio de dados coletados no Sistema de Informação GSI – Rede SUAS/MS.

Assim, o módulo do Cofinanciamento FEAS, juntamente com as demais funcionalidades hoje existentes no Sistema Estadual GSI – Rede SUAS/MS, torna-se cada dia mais, um instrumento de inovação tecnológica de suma importância, por ser um recurso organizacional estratégico que atua como suporte para o desenvolvimento do Sistema Único de Assistência Social, no Estado de Mato Grosso do Sul, principalmente na otimização, planejamento e destinação do recurso financeiro estadual repassado a essa política pública.

 

INFORMAÇÕES COMPLEMENTARES

O processo avaliativo da Sistemática de Cofinanciamento FEAS tem importância estratégica para a gestão da Política de Assistência Social, pois permite um acompanhamento orientado para os objetivos previstos, possibilitando, dessa forma, a identificação de eventuais falhas, a revisão de ações desenvolvidas, a racionalização de recursos públicos e, consequentemente, um redirecionamento de metas não alcançadas (saldo de recursos).

Nesse sentido, o monitoramento do Cofinanciamento FEAS/MS via Sistema de Informação Estadual GSI – Rede SUAS/MS é executado por meio de um exame contínuo, realizado pelos analistas de sistemas da CSIS e pelos técnicos da CAGSUAS, para verificar como estão sendo planejadas e executadas as ações cofinanciadas pelo Estado, tanto pelos técnicos municipais, quanto pelos próprios colaboradores da SEDHAST. Com o monitoramento das informações sobre os recursos do FEAS, fica muito mais fácil efetuar uma boa avaliação da contribuição estadual no cofinanciamento da Política de Assistência Social desenvolvida no Estado.

O processo de implantação foi concretizado também com ajuda de importantes parceiros da Política de Assistência Social: COEGEMAS, CIB e CEAS.