TÍTULO: A GESTÃO DA QUALIDADE COMO INSTRUMENTO DE ORGANIZAÇÃO E PADRONIZAÇÃO DOS PROCEDIMENTOS DE MONITORAMENTO DE DADOS NOS SERVIÇOS SOCIOASSISTENCIAIS.
MUNICÍPIO/UF: Pará de Minas/MG
PERÍODO DE IMPLANTAÇÃO: Em execução desde setembro de 2017
SECRETARIA: Secretaria Municipal de Assistência e Desenvolvimento Social
EQUIPE: Setor de Vigilância Socioassistencial
E-MAIL: ericabarbosa@parademinas.mg.gov.br
TELEFONE: (37) 32335-909
OBJETIVO
> Desenvolver um planejamento estratégico de gestão socioassistencial, com ações de curto e médio prazo;
> Estruturar e padronizar as atividades, processos e registros do Setor de Vigilância Socioassistencial;
> Implementar o procedimento operacional padrão para ampliar e organizar a gestão de dados, garantindo a qualidade e transparência no prontuário, monitoramento e análise de variáveis dos serviços ofertados e seus resultados, a partir da definição estratégica, resguardando o conhecimento e lançamento histórico de todas as ações;
> Implementar ações preventivas e corretivas para atingir os resultados planejados e a melhoria contínua dos processos;
> Fornecer à rede de Proteção Social Básica e Especial, instrumentos eficazes para a identificação de indicadores, buscando o seu desenvolvimento e fortalecimento.
FOCO/PÚBLICO-ALVO
Destina-se às equipes referenciadas dos serviços socioassistenciais que compõem a Secretaria Municipal de Assistência e Desenvolvimento Social, do Município de Pará de Minas/MG.
CONTEXTO
Em 2017, o Setor de Vigilância Socioassistencial era composto por um técnico de nível superior, graduado em Serviço Social e as atividades eram concentradas na coleta e inserção de dados nos sistemas Censo Suas, Registro Mensal de Atendimentos – RMA, Cadastro Único e QGis. Havia formatos diferenciados de formulários dificultando a coleta, monitoramento e análise de dados.
A ausência de informações, indicadores, mapeamentos territorializados e de diagnósticos precisos referentes às vulnerabilidades e riscos sociais; para auxiliar nas ações de Busca Ativa e subsidiar as atividades de planejamento e avaliação dos serviços; a precariedade na construção de planos e diagnósticos para contribuir com as áreas de gestão e de Proteção Social Básica e Especial; a insuficiência de listagens territorializadas das famílias em descumprimento de condicionalidades do Programa Bolsa Família – PBF, beneficiárias do Beneficio de Prestação Continuada – BPC e dos Benefícios Eventuais para o monitoramento e ações de Busca Ativa destas famílias e o descumprimento de prazos no envio de dados de produtividade dos equipamentos, foram identificados como dificultadores para o desenvolvimento dos serviços ofertados pela rede socioassistencial.
Diante da necessidade de reestruturar os serviços da Vigilância Socioassistencial com o objetivo de identificar e mapear os territórios no município para garantir também a Proteção Social, a Defesa de Direitos e desenvolver os aspectos dificultadores dos processos acima relacionados, foram indicados 01 (um) Coordenador com graduação em Pedagogia e 03 (três) Técnicos com formação em Nível Superior, nas áreas de Pedagogia, Serviço Social e Direito para composição da nova equipe e adotadas as ferramentas da Gestão da Qualidade.
METODOLOGIA
Inicialmente foram articuladas diretrizes entre o Secretário da Pasta e a equipe da Vigilância Socioassistencial para definição do plano de ação e realizadas reuniões individuais (“in loco”) com os coordenadores dos Centro de Referência de Assistência Social – CRAS, Centro de Referência Especializado de Assistência Social – CREAS e Centro de Referência Especializado para População em Situação de Rua – Centro POP para coleta de informações, sugestões e criticas para o desenvolvimento das ações e produtividade que levou à necessidade de padronização dos procedimentos e formulários utilizados nos serviços ofertados.
No CRAS, CREAS e Centro POP, as reuniões foram feitas por equipe (Coordenador, Técnicos, Entrevistadores e Recepcionistas). Concluídas as reuniões deu-se início às pesquisas sobre a rede SUAS, às capacitações junto à Secretaria de Estado de Trabalho e Desenvolvimento Social – SEDESE/MG e visita ao Setor de Vigilância Socioassistencial de outro município. Posteriormente, iniciou-se a elaboração do Procedimento Operacional Padrão – POP da Vigilância Socioassistencial, onde foram descritos o campo de aplicação, os objetivos, as atribuições, as siglas utilizadas no contexto da Assistência Social, as responsabilidades, as definições, os recursos necessários, a descrição do procedimento, os documentos relacionados, os cuidados necessários, as ações em caso de anomalias, os registros do sistema de gestão e o referencial bibliográfico.
Foram revisados e criados formulários específicos (Registro do Sistema de Gestão – RSG) e identificados como documento controlado através de critério de numeração e Lista Mestra de Documentos para o registro da produtividade dos Técnicos, Entrevistadores, Recepcionistas e Coordenadores, bem como elaborados fluxogramas para cada processo de produtividade (CRAS, CREAS, Centro POP e CadÚnico). Após a conclusão desta atividade foram realizados treinamentos para a utilização adequada dos registros e definidos prazos e formas para o envio dos relatórios ao Setor de Vigilância Socioassistencial.
A partir dos dados enviados pelos equipamentos, das informações extraídas do Cadastro Único e sistemas do Ministério do Desenvolvimento Social – MDS são elaborados diagnósticos e estudos para o planejamento de ações que contribuam com as áreas da Proteção Social Básica e Especial e, consequentemente, a gestão da qualidade nos processos e resultados, garantindo a sustentabilidade e viabilidade do serviço da Vigilância Socioassistencial, determinando a sequência, interação e responsabilidades nas informações, utilizando os critérios e métodos necessários para assegurar a eficácia da operação e controle, através do estabelecimento e implementação dos procedimentos.
ENVOLVIDOS/PARTICIPANTES
O Procedimento Operacional Padrão de gestão da qualidade foi elaborado pela equipe do Setor de Vigilância Socioassistencial através de pesquisa sobre a fundamentação teórica e legal e a descrição de todas ações que a compõem, identificando seus atores, com o objetivo de garantir a sua função na política de Assistência Social vigente.
Colaboraram com as atividades, os Coordenadores, Técnicos e equipes administrativas dos equipamentos, da Secretaria Municipal de Assistência e Desenvolvimento Socioassistencial e Secretaria de Estado de Trabalho e Desenvolvimento Social – SEDESE/MG.
INSUMOS NECESSÁRIOS
> Formulários de produtividades dos Equipamentos (CRAS, CREAS e Centro POP);
> Procedimento Operacional Padrão – POP e seus Registros;
> Registro Mensal de Atendimento – RMA;
> Consulta, Seleção e Extração de Informações do CadÚnico – CECAD;
> Prontuário Eletrônico do SUAS;
> Quantum GIS-Qgis
> Internet, computador, telefone, impressora e equipamento multimídia;
> Secretaria Municipal de Assistência e Desenvolvimento Social.
RESULTADOS
Com a reestruturação do Setor de Vigilância Socioassistencial, possibilitou-se a identificação das ferramentas necessárias para o sistema de gestão da qualidade, sua aplicação e organização, determinando a sequência, interação e responsabilidades das atividades, utilizando-se de critérios e métodos necessários para assegurar a eficácia e o controle, através do estabelecimento e implementação de procedimentos documentados. Viabilizou-se a disponibilização de recursos e informações necessárias ao desenvolvimento, monitoramento e análise de dados, implementando ações preventivas e corretivas para garantir a melhoria contínua e atingir os resultados planejados.
Definindo a padronização da coleta de dados da produtividade nos equipamentos, tornou-se possível a elaboração de relatórios periódicos para subsidiar o planejamento, execução e gestão das ações. A partir dessa padronização, as equipes da Secretaria Municipal de Assistência e Desenvolvimento Social têm a percepção sobre a importância da cultura do registro e do zelo pelos dados coletados, facilitando a viabilidade dos serviços.
A organização do procedimento e seus registros proporcionou o apoio consolidado com o Cadastro Único utilizando-o como ferramenta para construção de mapas de vulnerabilidade social nos territórios e identificação do perfil de populações e estimar a demanda dos serviços.
As orientações técnicas da Vigilância Socioassistencial preconizam a utilização do CadÚnico como uma das fontes na obtenção de dados sociais, a fim de contribuir com as políticas públicas de Assistência Social e propõe o entendimento acerca da concepção de que a Vigilância Socioassistencial atua como um Serviço de Inteligência ou um Serviço de Informações destinado a apoiar e monitorar os aparelhos englobados na atuação socioassistencial do Município.
O referenciamento territorial das áreas de abrangência identificado após a implementação da reestruturação do Setor de Vigilância Socioassistencial, corresponde a 139 bairros contemplando as zonas rural e urbana.
MODELO DE ATENÇÃO
A Gestão da Qualidade como instrumento de organização e padronização dos procedimentos de monitoramento de dados nos serviços socioassistenciais, garantindo a sua sustentabilidade, viabilidade, a eficácia da operação e controle das informações, assegurando que as ações no âmbito da Assistência Social tenham centralidade na família, na convivência familiar, comunitária e contribuindo com a igualdade de direitos, ampliando o acesso aos atendimentos priorizando as áreas de maior desproteção.
DESAFIOS E LIMITAÇÕES
No processo de implementação e gestão de dados foram identificadas a resistência em relação às mudanças por parte de integrantes das equipes. Dados desatualizados e incompletos dos usuários e famílias não localizadas. Relatórios dos MDS desatualizados (público prioritário do BPC, famílias em descumprimento de condicionalidades do PBF).
PRÓXIMOS PASSOS
> Mapa Falado, planejar oficinas territorializadas, com participação das equipes técnicas dos demais equipamentos, com a proposta de conhecer o território e o aprimoramento do painel de demandas construído a partir de dados oficiais, assim poderemos identificar as diversas percepções dos integrantes da rede socioassistencial, visualizando as pessoas que neles vivem, a partir de suas vivências, das desproteções e da oferta de serviços.
> Elaboração do Plano de Capacitação: levantamento da necessidade de capacitação das equipes técnicas e do Setor de Vigilância Socioassistencial.
> Descrição das atribuições: fazer um levantamento das atribuições de cada servidor do Setor de Vigilância Socioassistencial.
> Propor parcerias com o setor privado e sociedade civil.
> Articulação com outras políticas públicas.
> Manutenção dos registros e arquivos físico e digital de todas as ações do Setor de Vigilância Socioassistencial (relatórios, formulários, procedimentos, planos de ação, avaliações, etc,).
> Construir instrumental de monitoramento e avaliação dos Serviços Socioassistenciais (PAIF, PAEFI, SCFV, Serviço de Abordagem)
> Criação e aplicação do formulário de Pesquisa de Satisfação dos Serviços Socioassistenciais.
> Execução da Gestão à vista, propondo a transparência no dia a dia das organizações, incentivando o compartilhamento de informações entre as equipes da Secretaria de Assistência e Desenvolvimento Social desde as metas, resultados até as análises de variáveis. A ideia é que a organização tenha uma visão completa de como andam as ações da Vigilância Socioassistencial.
